個人情報保護方針

一般社団法人日本天文学オリンピック委員会における個人情報保護方針について

一般社団法人日本天文学オリンピック委員会（以下「日本天文学オリンピック委員会」といいます）は、当該法人において別段の定めをしている場合を除き、事業上取扱うお客様･お取引先などの特定の個人を識別できる情報（以下「個人情報」といいます）の取扱いについて、以下のとおり「個人情報保護方針」を定めその保護に努めます。

個人情報の取得について

個人情報の取得は適法かつ公正な手段によって行います。

個人情報の利用について

取得する個人情報の利用目的は、可能な限り限定し、また明らかにします。個人情報の利用は、利用目的の範囲内で、具体的な業務に応じて権限を有する者が、業務上必要な範囲内で行います。

個人情報の第三者への開示・提供について

以下の場合を除き、ご本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に開示・提供することはいたしません。個人を識別することができない状態（統計資料等）で開示・提供する場合業務上必要な範囲内で、業務委託先に開示・提供する場合合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業が承継される場合法令等に基づく場合

個人情報の管理(安全管理措置)について

個人情報に対する不正アクセス、個人情報の紛失、改ざん、漏洩などを防止するため、適切な安全対策を講じます。個人情報の取扱いを委託する場合は、委託先と安全管理措置の内容を含む適切な契約を締結し、委託先に対する管理・監督を徹底するなど必要な措置を講じます。個人情報の取扱いに関する規定を定め着実に実行するとともに、継続的に改善していきます。

個人情報の開示、訂正、利用停止などについて

自己の個人情報について、開示、訂正、利用停止などの要請があった場合には、ご本人であることを確認の上で対応いたします。なお、個人情報に関する質問及び苦情処理を含むお問合せは「日本天文学オリンピック委員会事務局」でお受けいたします。

法令等の遵守

個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護方針の内容を継続的に見直し改善に努めます。

日本天文学オリンピック委員会が保有する個人情報の取扱いについて

利用目的について

日本天文学オリンピック委員会では、以下のような目的でお預かりした個人情報を利用させていただきます。

お客様および調達先などお取引先に関する個人情報
・お取引等に関するご連絡のため
・日本天文学オリンピック委員会が取扱う商品・サービスのご提供のため
・日本天文学オリンピック委員会との間で締結した契約の履行のため
・日本天文学オリンピック委員会が取扱う商品・サービスに関するお知らせや関連サービスのご案内のため
・日本天文学オリンピック委員会が開催（主催・共催・協賛）するフェア・催し物等に関するご案内のため
・商品モニターやアンケート調査等のご依頼、より良い商品・サービスの開発のため
・お問い合わせ、資料請求その他ご依頼等への対応のためその他事前にご同意頂いた目的のため

弊社が加盟している団体の参加者・会員等に関する個人情報
・協同作業の運営およびそれに伴う連絡、相談、検討、情報提供および配布物等の授受のため

弊法人施設の近隣住民に関する個人情報
・緊急時その他の必要な連絡のため
・弊法人施設内に設置する防犯カメラの被写体に関する個人情報
・犯罪の防止、施設内の安全の保持のため

退会者等に関する個人情報
・親睦活動における必要な連絡のため
・物故者慰霊のための必要な連絡のため
・法人運営状況に関する情報提供のため

上記目的以外の利用について

上記以外の目的で個人情報を利用させていただく場合には、ご本人様の同意をいただくものとします。（法令等で認められている場合を除きます）

クッキー（cookie）の利用について

弊法人では、利用者が日本天文学オリンピック委員会のWebサイトを便利に利用していただくために、クッキーと呼ばれる技術を使っています。クッキーとは、インターネットの効率的な運用と利用状況の効果測定のために、ウェブサイトの提供者が、ブラウザを通じてWebサイト訪問者のコンピュータに一時的にデータを書き込んで保存させる仕組みのことです。クッキーの利用により、利用者が使用しているコンピュータを識別できますが、利用者個人を特定する情報は含まれておらず識別はできません。利用者は、ご使用のブラウザの設定により、クッキーの受取を拒否することが可能です。ブラウザの設定方法に関しては、各製造元にお問合せください。

個人情報の開示等に応じる手続きについて

日本天文学オリンピック委員会では、保有個人データのご本人もしくはその代理人からの開示・変更・利用停止、消去、第三者への提供の停止の請求等の求めには、以下の通り対応させていただきます。

1.「開示等の申し出先」

開示等のご請求は、所定の申請書に記入の上、本人確認のための必要書類及び、所定の手数料の振り込みがわかる振込が確認できる明細書等の控えの写しを、日本天文学オリンピック委員会まで、メールにて送信してください。

保有個人データ開示申請書［PDF版］（こちらからダウンロードできるようになる予定です）
保有個人データ訂正等申請書［PDF版］（こちらからダウンロードできるようになる予定です）

本人確認のための書類
・運転免許証、パスポートなどの公的書類のコピー　　１点

なお、「開示等の請求」をする者が法定代理人もしくは本人が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類を同封下さい。

法定代理人の場合
・法定代理人申告書（こちらからダウンロードできるようになる予定です）　　１通
・法定代理権があることを確認するための書類　　１通（戸籍謄本、親権者の場合は扶養家族が記入された保険証のコピーも可）
・未成年者又は成年被後見人の法定代理人であることを確認するための書類　　１通（法定代理人の運転免許証、パスポートなど公的書類のコピー）

委任による代理人の場合
委任状（こちらからダウンロードできるようになる予定です）　　１通
本人の印鑑証明書　１通

2.「開示等の求め」の手数料及びその徴収方法

開示請求1件につき、2000円の手数料が必要です。以下の、弊法人指定の金融機関の口座に、予めお振り込みください。なお、振込手数料は申請者がご負担ください。

手数料振込先
住信SBIネット銀行法人第一支店
口座番号 1962173
名義シヤ）ニホンテンモンガクオリンピツクイインカイ

※ 振込取扱票の通信欄に以下の項目を記載してください。
「個人情報開示等請求」と記入
請求者本人又は代理人の住居及び氏名
電話番号・メールアドレス

手数料が不足していた場合、および手数料の入金が確認できない場合は、その旨をご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させて頂きます。

3.「開示等の求め」に対する回答方法

申請者の申請書記載住所あるいはメールアドレス宛に書面またはメールによってご回答申し上げます。

4. 開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」

開示等の求めにともない取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。

5.「保有個人データ」不開示事由について

次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。

・申請書に記載されている住所と本人または代理人資格確認書類記載の住所が異なるなど本人が確認できない場合。
・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合。
・所定の申請書に不備があった場合。
・開示のお求めの対象が保有個人データに該当しない場合。
・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合。
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
・その他法令に定める場合および法令に違反することとなる場合。

6. 申請書の送付先

一般社団法人日本天文学オリンピック委員会
メールアドレス：contact@iaojapan.org

制定日：2022年12月27日
一般社団法人日本天文学オリンピック委員会